Train 'n Gain | Online verkooptraining since 2012
Etiquette

Wat is de etiquette van deelnemen aan online meetings?

Een etiquette bestaat meestal uit onuitgesproken regels waarvan wordt verwacht dat  mensen zich er aan houden.

Nog maar een half jaar geleden hadden de meeste mensen nog nooit een video call of online meeting bijgewoond. Dat was anders als je voor een internationaal (Amerikaans) bedrijf werkt, die liepen behoorlijk voor.

Maar Corona zorgde ervoor dat we allemaal thuis gingen werken en ook vanuit huis contact zochten met klanten en collega’s. En ineens ging iedereen, van eenmanszaak tot MKB’er, ook videobellen. Wie dacht er na over een etiquette

Zelf geef ik al enkele jaren webinar trainingen en daaraan nemen meestal zo’n 20-80 mensen live deel. Die gebruiken echter geen webcam, interactiviteit komt tot stand door het beantwoorden van vragen in de chatbox en het deelnemen aan interactieve polls.

Online trainen (mét webcam en microfoon) gebeurt meestal met groepjes tot zo’n 9-10 deelnemers.
Met dat systeem kan ik ook 1-op-1 videovergaderen en dat deed ik dan ook regelmatig met enkele internationale klanten, ook ruim vóór Corona. Maar ik had altijd iets uit te leggen als ik het aan mensen van kleinere organisaties voorstelde.

Vandaag de dag kijkt niemand er meer raar van op als je voorstelt een online meeting te houden. Het is gemeengoed geworden. Het geeft enorm veel tijdwinst en is goed voor de doorstroming op de snelweg en het milieu.

Is er eigenlijk een etiquette?

Maar wat zijn eigenlijk de gedragsregels?

Er zijn ‘zelfbenoemde’ goeroes die een stelling innemen en andere ‘zelfbenoemde’ goeroes die het tegenovergestelde beweren. Volgens mij zijn er helemaal nog geen uitgekristalliseerde gedragsregels en worden die al doende gevormd.

Wat onderzoek op Google gecombineerd met GBV (Gezond Boeren Verstand) bracht me tot de volgende gedragsregels. Ik ben benieuwd of je er anders tegenaan kijkt, dan hoor ik dat graag!
In zijn algemeenheid geldt natuurlijk dat je frequent in de lens van je webcam kijkt om de ander het gevoel te geven dat je hem aankijkt. En je zorgt dat de webcam op de goede (oog)hoogte staat. Dat de techniek op orde is. En dat je achtergrond representatief is. En jijzelf ook…

  1. Bij 4 of minder mensen: zet je microfoon aan en zet je camera aan.

    Dit is de meest natuurlijke situatie die lijkt op een gewone meeting. Normaliter kun je alle deelnemers op je beeldscherm zien en je kunt dus non-verbale signalen signaleren. De mogelijkheid direct te spreken (en de anderen direct luisteren) vergroot het gevoel van een “gewone” meeting.
    Het spreekt voor zich dat je iedereen laat uitpraten en niet te lang aan het woord bent. Maar dat doe je in een gewone meeting ook dus dat is een open deur.
    Natuurlijk zorg je voor een omgeving waarin er geen achtergrondherrie is. Dat wordt opgepikt door de microfoon en komt bij de andere deelnemers terecht.

    Uitzonderingen:
    Er kunnen goede redenen zijn je microfoon uit te zetten. Zeg dit dan even tegen de anderen:

    ☛ iemand geeft een presentatie en jij luistert,

    ☛ er belt iemand aan,

    ☛ je moet naar het toilet,

    ☛ je moet echt even iets eten,

    ☛ de vuilniswagen komt langs of

    ☛ de buurman probeert zijn nieuwe kettingzaag uit,

    ☛ enz.

  2. Bij een wat grotere groep (> 4): zet je microfoon uit en zet je camera aan.

    Alleen als je spreekt zet je je microfoon aan. Je video staat altijd aan. Zo wordt de meeting niet verstoord door jouw achtergrondgeluiden.
    Het is voor de andere deelnemers heel vervelend als één of enkele deelnemers niet zichtbaar zijn. Dat is alsof je in een ‘normale’ meeting achter het gordijn gaat staan. Dat doe je toch niet?

    Uitzonderingen:

    ☛ Je moet even weg (er wordt aangebeld, de keukenmachine valt van de bovenste plank af, je zoontje is aan het vechten met het buurmeisje (en aan de verliezende hand), je moet hoognodig naar het toilet): allemaal goede redenen je camera even uit te zetten,

     Er is afgesproken er een ‘audio-only’ meeting van te maken,

     Je kunt het beste je video uitzetten als je een slechte internetverbinding hebt en daardoor ook niet meer goed kunt horen. Verontschuldig jezelf dan even en leg het uit. Door de camera uit te zetten komt er meer bandbreedte beschikbaar voor audio (en het bekijken van video),

  3. Bij een grote groep met mensen die je niet kent: microfoon uit. En camera?

    Indien je deelneemt aan een webinar met tientallen of zelfs honderden mensen die elkaar niet kennen is het lastig geconcentreerd te blijven, zeker als het eenrichtingsverkeer is (wat 99% van de webinars helaas zijn).

    Ik kan me voorstellen dat je er dan weinig toegevoegde waarde in ziet om je camera aan te zetten. Je wilt niet dat de anderen zien dat jij ondertussen je forecast aan het bijwerken bent.

    Als je je echt bij het onderwerp betrokken voelt kun je je webcam natuurlijk aanzetten. Dat is leuker voor de presentator en voor de andere deelnemers.

nl_NLNL
nl_NLNL en_GBEN

Ja, stuur me af en toe tips, advies en informatie

Ja, e-mail me af en toe tips en adviezen voor verkopers

Train 'n Gain | Online verkooptraining since 2012

Dank!
We nemen zo snel we kunnen contact op.

Train 'n Gain | Online verkooptraining since 2012

Thanks!
We’ll be in touch with you as soon as we can.